Retour d’expérience sur l’utilisation d’un IWMS pour les experts de l’immobilier et l’environnement au travail

Le 14 juin dernier à Paris, CAMILEIA a organisé sa deuxième édition de l’« IWMS day » au sein des nouveaux locaux de PATRIACHE. 

À l’occasion d’une table ronde, animée par Madame Isabelle DE MARNIX, éditrice chez FACILITIES, nous avons eu l’honneur de faire intervenir, Monsieur Gérald MELCHIORRE, Responsable de Projet SI Métiers chez ONET, Monsieur Bruno DEVERRE, Directeur Immobilier au sein du Groupe EGIS, Monsieur Akli BEKKA, Gérant du cabinet de conseil FACILITIS et Monsieur Benoît THOMAZO, Directeur exploitation et maintenance chez l’entreprise WALTER.

Au cours de ce temps d’expertises, chacun a pu exprimer sa vision sur le sujet, l’occasion pour tous de bénéficier d’un regard croisé sur l’IWMS. 

Voici les grandes thématiques qui sont ressorties de ces échanges : 

Tout d’abord, un premier constat partagé : l’IWMS est un outil puissant, mais qui n’est pas connu auprès des acteurs du facility management. C’est d’ailleurs pour cette raison que CAMILEIA organise depuis deux ans cette rencontre afin de faire connaître la solution au plus grand nombre. 

Quant aux professionnels présents qui ont fait le choix de se doter d’un IWMS, ils ont souligné la nécessité impérieuse que les différents services (Direction immobilière, juridique, informatique, environnement de travail, achats…) puissent communiquer ensemble efficacement.  

Il s’agit, en effet, d’une composante importante pour assurer le bon fonctionnement d’un tel projet au sein d’une structure complexe. 

Nos intervenants ont mis l’accent sur la nécessité pour les services concernés de bien se mettre d’accord sur la définition du besoin. 

De plus, les utilisateurs d’IWMS présents nous ont partagé leurs retours d’expériences. 

La première phase dans le déploiement d’un IWMS repose sur cette capacité à disposer de données patrimoniales fiables et pérennes. La qualité des données va influencer sur la durée du projet (vitesse de déploiement).

Un des intervenants a particulièrement insisté sur le sujet de la convergence des données : aujourd’hui, il n’existe pas de référentiel pour que chaque éditeur puisse consolider les données. 

En effet, il a été évoqué l’importance d’inclure une clause de réversibilité dans les contrats de licence afin de pouvoir récupérer les données de manière exploitable.

Il est important de rappeler que des associations tel que l’IDET, l’ADI, FIDJI et PROPTECH œuvrent auprès des acteurs de l’immobilier afin de leur proposer un référentiel commun. Malheureusement à ce jour, elles n’ont pas encore trouvé le moyen de créer un référentiel commun pour une meilleure convergence des données.  

Autre enjeu important qui a été abordé lors de cette table de ronde : l’adhésion des équipes à la solution. Pour qu’un projet IWMS soit un succès, il doit être adopté par les équipes. C’est pourquoi nos intervenants ont aussi mis en lumière l’importance de fédérer et d’accompagner le changement auprès des utilisateurs. C’est de cette manière que l’on pourra atteindre un taux de pénétration satisfaisant auprès des utilisateurs. 

Il existe sur le marché de nombreux outils digitaux pour la gestion de l’environnement de travail. Ces outils dorment dans le placard car ils n’ont pas un taux de pénétration assez fort auprès des occupants en raison de leur manque d’ergonomie, la démultiplication des mots de passe, etc. 

À l’inverse, l’intégration d’une solution IMWS unique permet d’éviter ce type de scénario. D’abord, car il est plus facile de remporter l’adhésion auprès des utilisateurs finaux utilisant une plateforme unique qui centralise plusieurs fonctionnalités. Et d’autre part, il contribue à éliminer tous les outils inutilisés depuis des mois. Côté DSI, cela permet également une gestion allégée des licences et de réaliser des économies d’échelle.

En effet, l’adoption d’un IWMS présente de nombreux avantages : une UX améliorée car la solution est conçue pour répondre au plus près à leurs besoins et contraintes. De plus, il offre une traçabilité des actions sans pareil grâce aux outils de reporting qui permet d’atteindre un niveau supérieur de performance managériale. 

Durant la table ronde, il a également été souligné que la durée de vie d’une solution est de 3 ans. Les participants ont été unanimes quant au fait de privilégier une structure en mode SaaS pour optimiser l’utilisation d’une solution IWMS pour deux raisons : assurer un déploiement plus rapide et garantir l’implémentation des dernières mises à jour. En somme, le mode SaaS augmente la durée de vie d’une solution et favorise sa pérennité. 

Nous ne pouvions clôturer cette table ronde sans en faire mention : il se pourrait qu’à l’avenir, il soit possible de faire appel à une solution d’IA. Pour autant, à ce jour, la prudence est de mise. Néanmoins au vu des innovations récentes tel que CHAT GPT, les professionnels de l’immobilier et du facility management devront intégrer l’IA dans leurs sujets de réflexion. 

Enfin, les intervenants ont clôturé cette table ronde en rappelant que pour mener à bien un projet IWMS, l’attention doit impérativement se porter sur le « I » de « integrated ».  Précisément, car le succès de l’intégration de la solution repose en grande partie sur sa capacité à s’interopérer avec d’autres écosystèmes déjà existants (le BIM, la comptabilité, les outils RH, etc.)

Pour résumer cette journée d’échanges, il apparaît comme incontournable à l’ère digitale de se doter d’un IWMS pour gérer un parc immobilier et favoriser le bien-être des occupants : il permet à ses utilisateurs de consolider la cartographie de ses différents sites, de gérer les différents baux et contrats, d’assurer la maintenance de ses équipements et de gérer l’ensemble des demandes d’intervention via une seule et même interface.